ENVANTER VE DOSYA TAŞIMACILIĞI
Envanter; bir işletmenin para, değerli kâğıtlar, taşınır ve taşınmaz mal varlıklarıyla alacaklarını ve borçlarını oluşturan bütün öğeleri miktarları ve değerleriyle ayrıntılı olarak gösterme işlemidir. Dolayısıyla bunları dosyalamak ve taşımak oldukça ciddi bir işlemdir.Bu işlem için ilk aşamada yapılması gereken organizasyonun evrak döküm çalışmasıdır. Üretilen bütün evrakların tespitini yapmaktır. Evraklar, saklama planları evrak envanteri çalışmasının ardından oluşur. Evrak dökümü, dosya taşımada en önemli işlemdir.
Evraklarınız ve dosyalarınız için döküm (döküm) çalışması genel olarak hangi evrakların saklanacağı, hangilerinin ne kadar zaman sonra imha edileceği ili ilgili bütün bilgilerin toplanması işlemidir. Envanter çalışması sonunda organizasyonun bir krokisi çizilmiş olur ve hangi evrakın hangi birimde üretildiği ve o evrak serisi ile ilgili tüm detayları elde edilir. Ayrıca döküm çalışması sonunda her bir dosya serisi ile ilgili saklama süresi de belirlenmiş olur. Döküm formlarındaki bilgiler değerlendirilerek serinin şirket için mali, hukuki ve idari değer taşıyıp taşımadığı, şirketin bu evraklara ne kadar süre ihtiyacı olduğu, yasal olan saklama süreleri arşivlik değerinin olup olmadığı saptanır.
Tespitler sonucunda değerlendirmeler yapılarak, evrak serilerinin saklama süreleri belirlenir. Yani evrak saklama planları çıkartılır. İşlemleri tamamlamak hiç kolay değildir. Envanter çalışmasını yaparken birim amirlerinin ve yetkililerinin bu işe zaman ayırmaları gerekir. Bizler tam da bu noktada kurum çalışanlarını yormadan da bu işlerin yapılabileceğini savunuyoruz. Kurumunuza gönderdiğimiz eksper ile bu işlemleri tespitlerin yapıldığı işlem şirketimiz tarafından gerçekleşmektedir. Kurumsal işlerinizde dosyalarınızın en güvenilir ve en sağlıklı şekilde taşınabilmesi şirketimizle çalıştığınız sürece mümkün bir durumdur. Kurumsal envanter ve dosya taşıma işlemleriniz için bizleri arayarak koşulları konuşmanız yeterli olacaktır.